• 如何有效开会以及我们的会议组织规则

    by  • 2011/06/12 • 效率 • 1 Comment

    一、开会是把双刃剑

    开会让你…

    • 成员面对面沟通
    • 众多信息一次交流
    • 融合意见凝聚共识
    • 分派工作,公平合理

    但开会也让你…

    • 工作时间被分割
    • 人多口杂,讨论耗时
    • 晚上加班
    • 特殊问题还是个别沟通
    • 没有产能
    • 别人发言比自己开口多
    • Delay重要工作或客户

    二、盘点我们的会议成本,算算看,你一周内总共:

    • 开了几个会?
    • 为会议花掉多少时间?
    • 因为开会达成几项共识?
    • 因为开会完成几个结论?
    • 因为开会加了多久的班?
    • 因为开会延误了多少工作?

    三、这些问题造成了会议的失败!

    会前准备的问题:

    § 会议开始的时间到了,会议室仍然被其他人员占用,没有会议场地;
    § 会议开始的时间到了,投影仪无法正确连接;
    § 需要打印出来的材料没有打印出来;
    § 与会人员需要在白板上表达自己的思想时,却发现白板笔无法书写;
    § 主要发言人讲的很差(准备不充分或者根本就没准备)

    会中控制的问题:

    § 会议失去控制,跑题严重(比如开会讨论晚饭吃什么,有人提议吃烤肉,接着就有人说哪里的烤肉好吃,然后又有人反驳说另一家的更好,结果会发现,我们讨论的问题变成了哪个公司生产的辣椒酱最好吃)
    § 与会人员迟到,会议推迟
    § 在开会过程中人进人出,会议混乱
    § 会议的时间太长,在会议过程中废话太多

    会后跟踪的问题:

    § 没有人整理会议纪要,达成的意见没有记录,备忘录记录不准确
    § 议而不决,决而不行,行而不果。

    上述的问题会造成会议的失败以及时间的严重浪费,会给与会人员巨大的挫败感,影响士气。
    那么如何开好一个会议?流程!需要一个规范的流程作为指导,针对会前准备、会中控制、会后跟踪的规范性要求。

    四、会前准备

    准备内容:

    1.确定会议的时间、地点、人物、主题、目标
    2.最少提前一天时间通知与会人员,发送会议议程(第一点)
    3.预定会议室、投影仪、白板、笔记本电脑
    4.事先联调设备,确保会议环境良好

    说明:

    会议的主题及目标合理分解及确定关系到会议的成败,因此非常重要。
    1.主题和目标必须具体
    主题一定是具体的、可以讨论的。假如:一次会议的主题是“确定第二期要做的需求”,主题看似清楚,但实际上非常笼统宽泛,在会议中很难做到有针对性的讨论。我们需要将议题按照使用者或者按照功能进行细分。
    2.制定会议时间计划:
    比如上一个问题,我们应该给每一类的细分需求分配具体的讨论时间。这样能让每个参与者做到心中有数,发言有的放矢,也能避免同一时间讨论多个问题,甚至交叉讨论,以及在一个问题纠缠过多时间的情况。
    3.邀请最合适的与会人员
    开会并不是人多力量大,通常是人多浪费的时间也多。一般来说,7到8个人的会议是最有效率的,能让彼此畅所欲言,充分沟通,同时能保证所有人都集中注意力。再多的话,要么是浪费了外延人员的时间,要么是有意见没有足够的时间表达。除非是表彰大会、团拜会、联欢会这类“会议”,否则对工作性会议来说,开一次多人的大会绝对不如分割成好几个到十人以内的小会来得效率高。

    五、会中控制

    需要注意:

    1.设立会议主持者
    2.严格遵守会议规则
    3.相互尊重的发言规则
    4.每个人发言时间控制
    5.及时做阶段性总结
    6.议而不决的时候就不议

    说明:

    1.设立会议主持者
     主持者同时也是流程控制者,需要调动会议气氛、节奏。会议中经常会出现的情况是,大家讨论到兴致很高的时候就扯到一边去了,主持者要设法将大家拉回来。另外,对于一些虽然与会议相关,但并不是与会者都关心的事情,或者说利用会议这点时间根本讨论不清楚的事情,在不影响会议正常进行的情况下,都要及时打断。比如,可以就其中的几个人在会后另开一个小型会议来探讨这个会议次话题,而不要让其阻塞会议的进行。
    2.严格遵守会议规则
    守时、电话调整震动、不在会上私下开小会……这些常识性的规定,必须要非常严格地去执行。比如,迟到一分钟罚10块钱很有必要严格执行。
     3.相互尊重的发言规则
     最有效的交流须基于谈话者的互相信任和互相尊重,但这仍然依赖于一些具体的措施来保障。
    § 不要在别人发言的时候打断别人,认真听别人在讲什么,并思考对方所讲的内容;
    § 如果别人已经说了你想说的,就不要再重复;
    § 给每一个人以同等的发言机会,观点没有绝对的对错,只要能说出理由;
    § 就事论事,不要把同事之间的私人感情带到会议中,因为观点不同而借机在团队里攻击或伤害某个人。
     4.每个人的发言时间控制
    必须给每个人同等的说话权利,因此必须控制每个人的发言时间,使正反方观点都可以得到阐述。
    § 观点要求简洁明了、一针见血。
    § 在开会的时候侃侃而谈、引经据典并不招人喜欢。
    § 在最短的时间内,做出最好的决议,是一个高效的会议的最终目的。
    5.及时做阶段性总结
     在一个小时以上的会议中,出现与会者注意力不集中、疲倦或厌倦的情况都是很正常的,所以会议的主持者必须阶段性地做一些简要的总结,既可以拉回大家的注意力,又可以让会议的节奏感更加明确,同时能够强调会议的阶段性成效,以激励大家。
    6.议而不决的时候就不议
     如果遇上很难达成共识的内容,就暂且搁置争议,按照流程先讨论其他的内容,以免耽误大家的时间。有争议的内容,可以请大家先各自再做一些深入的思考,另行开会。

    六、会后跟踪

    跟踪的内容:

    1.会议记录的确认
    2.会议确认事项的跟踪
    3.对未形成决议的事项的总结和意见征求

    说明:

    1.会议记录的确认
    会议记录完成后,需要将该记录发给所有与会人员确认(因为做记录的人可能有遗漏的地方或者在措词上存在问题)。
    2.会议确认事项的跟踪
    会议记录中应明确会议结论和某项事务的完成期限和相关责任人,使每一位与会人员知道接下来需要在什么时间之前完成什么事,会议组织者需要对进度进行跟踪。
    3.对未形成决议的事项的总结和意见征求
    对存在争议很难一时形成决议的内容,为了方便在下次会议形成决议,需要在下次会议前征求大家对于该事项的意见,这样在下次开会时就不需要浪费太多时间,更容易达成共识。

    七、会议的种类、性质及其一般参与人数

    ? 例会会议
    ——用于同步所有与会人员的工作进度,不做问题解决和决策。10人以内(一个人最多管理7个人)
    ? 解决问题会议
    ——要求充分发挥参会人员的主观能动性,使问题得以有效的解决。5-10人(超过10人说明问题可以被分解为更小的问题)
    ? 制定决策会议
    ——只限于特殊人员参与,组织严密。参与者必须深刻理解决策并对决策承担责任。2-3人
    ? 收集、发布、交流信息、培训会议
    ——发布消息,发表意见,了解对消息、意见的反应。此类会议鼓励讨论与提问。 30人以内
    ? 报告会议
    ——信息往往是单向流动,不允许讨论,否则会影响信息的有效传递。不限

    八、参会人员的责任和义务

    ● 主持人
    ——会前:确定目的、议程、参会人员、时间、地点、会议种类、资料、用品、器材等。
    ——会中:创造和谐的气氛、宣布开会、控制议程、鼓励发言、控制发言、总结发言、做出决议、确认行动与责任、安排下次会议、宣布闭会。
    ——会后:对本次会议进行回顾与总结、汇报会议的决议、督导会议决议的执行。
    ● 记录人员
    ——会前:协助检查会场情况、确认会议时间、通知参会人员、准备必要的文件、资料等。
    ——会中:记录会议备忘录、与会人数和名单、应采取的行动、具体实施人员和实施的时间与期限。
    ——会后:把备忘录整理成文、核对必要的事实与数据、向主持人提交备忘录并与其达成一致意见、散发备忘。
    ● 参会人员
    ——会前:明确会议目的、议程及自己在本次会议上要担当的角色、研究问题准备自己要在会议上的要表明的观点与论证材料。
    ——会中:聆听他人的观点、积极发表自己的见解、关注正在讨论的事项、与主持人默契配合,避免不良冲突、严格按议程开会、使会议充满生气,从而达致会议目标。
    ——会后:努力完成会上所分派的任务。

    [关于会议的笑话]一、人多的会议不重要,重要的会议人不多。二、解决小问题开大会,解决大问题开小会,解决重大问题不开会。三、上会的事不一定要真干,真干的事不一定要上会。四、会上发表的意见不要太当真,会下交换的意见一定要认真。五、开会的人基本不干事,干事的人基本不开会。

    九、检查单

    会议的准备是成功的起点,为确保准备的充分,我们可以用检查单来提醒自己:
    § 与会的人员是否都通知到了?
    § 开会前需要准备的设备是否齐全了?如:笔记本、投影仪、白板、白板笔、板檫等
    § 地点是否明确?
    § 场地的容量是否足够?
    § 主题是否明确?
    § 主要发言人是否准备充分了?
    § 需要发放的资料是否准备齐全了?
    § 会议资料是否发放到每个人手里了?



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    One Response to 如何有效开会以及我们的会议组织规则

    1. sakana
      2012/12/27 at 14:34

      非常实用的文章,是不断积累的宝贵经验。让我们少走很多弯路,谢谢。

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